Tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä

Suojain Group Oy
Kaarnakatu 12
37150 Nokia
Suomi

Y-tunnus: 3236320-1
Sähköposti: info@suojaingroup.com
Puhelin: 044 298 9956
Verkkosivusto: suojaingroup.com

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä:

Suojain Group Oy
Sähköposti: info@suojaingroup.com
Puhelin: 044 298 9956

3. Rekisterin nimi

Suojain Group Oy verkkokaupan asiakas- ja käyttäjärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteiden hoitamiseen
  • tilausten vastaanottamiseen, käsittelyyn ja toimittamiseen
  • laskutukseen ja maksujen käsittelyyn
  • asiakaspalveluun ja yhteydenottoihin
  • käyttäjätilien ja verkkokaupan toimintojen ylläpitoon
  • reklamaatioiden, palautusten ja takuuasioiden käsittelyyn
  • sopimushintojen, asiakaskohtaisten ehtojen ja yrityslaskutuksen hallintaan
  • verkkokaupan kehittämiseen ja käytön analysointiin
  • suoramarkkinointiin silloin, kun se on lain mukaan sallittua tai siihen on saatu suostumus
  • lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitovelvoitteiden, täyttämiseen

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:

  • sopimuksen täytäntöönpanoon tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin
  • rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin
  • rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kuten asiakassuhteen hoitamiseen, asiakaspalveluun, liiketoiminnan kehittämiseen ja B2B-markkinointiin
  • rekisteröidyn suostumukseen, esimerkiksi ei-välttämättömien evästeiden tai uutiskirjeen osalta, jos suostumusta edellytetään

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • nimi
  • yrityksen nimi
  • Y-tunnus
  • tehtävänimike tai rooli yrityksessä
  • laskutus- ja toimitusosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • asiakasnumero
  • tilaushistoria ja ostotiedot
  • toimitus- ja maksutapatiedot
  • laskutukseen ja maksuihin liittyvät tiedot
  • asiakaskohtaiset sopimushinnat ja ehdot
  • käyttäjätunnukseen ja asiakastiliin liittyvät tiedot
  • yhteydenotot, palautteet ja reklamaatiot
  • verkkokaupan käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain, laitetiedot ja evästetiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi kun asiakas:

  • tekee tilauksen verkkokaupassa
  • rekisteröi asiakastilin
  • ottaa yhteyttä asiakaspalveluun tai myyntiin
  • pyytää tarjousta
  • tekee reklamaation tai palautuspyynnön
  • tilaa uutiskirjeen tai antaa markkinointisuostumuksen

Tietoja voidaan saada myös yrityksen julkisista lähteistä, maksupalveluntarjoajilta, kuljetusyhtiöiltä, luottotietopalveluista tai muista palveluntarjoajista silloin, kun se on asiakassuhteen, laskutuksen, toimituksen tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellista.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää sellaisille yhteistyökumppaneille ja palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja Suojain Group Oy puolesta tai joiden palveluita tarvitaan tilauksen toteuttamiseen.

Tällaisia tahoja voivat olla esimerkiksi:

  • verkkokauppa-alustan ja IT-palveluiden toimittajat
  • maksunvälittäjät ja pankit
  • laskutus- ja kirjanpitopalveluiden tarjoajat
  • kuljetusyhtiöt ja logistiikkakumppanit
  • markkinointi- ja analytiikkapalveluiden tarjoajat
  • viranomaiset, jos tietojen luovuttamiseen on lakisääteinen velvollisuus

Tietoja ei myydä ulkopuolisille.

9. Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja pyritään käsittelemään ensisijaisesti EU ja Euroopan talousalueen sisällä.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU tai ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi käytettävien pilvi-, analytiikka- tai markkinointipalveluiden vuoksi, siirroissa huolehditaan EU yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista suojatoimista, kuten Euroopan komission hyväksymistä vakiolausekkeista tai muusta lainmukaisesta siirtoperusteesta.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten tai niin kauan kuin laki edellyttää.

Asiakas- ja tilaustietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen esimerkiksi laskutuksen, kirjanpidon, reklamaatioiden, takuuasioiden tai oikeudellisten vaatimusten käsittelemiseksi.

Kirjanpitoaineistoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Markkinointisuostumukseen perustuvia tietoja säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan tai tiedot eivät enää ole tarpeellisia markkinointitarkoitukseen.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään teknisesti ja organisatorisesti suojatuissa järjestelmissä.

Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä kyseisiä tietoja. Järjestelmiä suojataan muun muassa käyttäjätunnuksilla, salasanoilla, käyttöoikeuksien hallinnalla, palomuureilla ja muilla teknisillä suojauskeinoilla.

Palveluntarjoajien kanssa tehdään tarvittaessa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
  • pyytää tietojen poistamista
  • pyytää käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
  • pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeus soveltuu
  • peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
  • vastustaa suoramarkkinointia

Pyyntö tulee lähettää Suojain Group Oy tässä selosteessa mainittuihin yhteystietoihin.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

14. Evästeet

Suojain Group Oy verkkokauppa käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita verkkokaupan toiminnan mahdollistamiseksi, käyttökokemuksen parantamiseksi sekä verkkokaupan käytön analysoimiseksi ja kehittämiseksi.

Välttämättömät evästeet ovat tarpeellisia verkkokaupan teknisen toiminnan kannalta. Näitä voidaan käyttää esimerkiksi ostoskorin, kirjautumisen, istunnon ja kassatoimintojen mahdollistamiseen.

Verkkokaupassa voidaan käyttää myös analytiikka- ja markkinointievästeitä. Näitä käytetään vain lain edellyttämällä tavalla ja tarvittaessa käyttäjän suostumuksen perusteella.

Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimen asetuksista tai verkkokaupan evästeasetuksista, jos sellainen toiminto on käytössä. Evästeiden estäminen tai poistaminen voi vaikuttaa verkkokaupan toimintaan, esimerkiksi ostoskorin, kirjautumisen tai kassatoimintojen osalta.